汇报文稿在政府机关工作中经常被使用，但是汇报文稿在许多书本中都没有涉及。笔者在工作中发现，有的秘书在为领导写汇报稿时，路数不明，条理不清，经常犯一些常规性的错误。在这里，我仅谈一下自己的一些观点，供各位同仁参考。　
　　汇报文稿的结构大体可分三大部分：第一部分是导八语和本地的基本概况；第二部分是主体，主要介绍上级领导或外地领导来检查、学习的有关工作开展情况及成绩；第三部分是存在的问题和今后打算。   
　　一般的汇报文稿通常都要简单介绍本地区的一些基本情况，因为这是上级领导、外地领导来检查、学习的，有的秘书常会这样写：“我县辖21个镇，一个经济开发区，300个行政村(居)。”这句话乍看没有毛病，但仔细认真的分析一下，就会产生歧义，因为这样说有两种理解，一种理解是：我县辖21个镇，一个经济开发区，除此以外，还直辖300个行政村(居)。另一种理解是：我县辖21个镇，一个经济开发区，共有300个行政村(居)，这300个行政村(居)是在各镇(区)的管辖范围内的。因此我们在写汇报文稿介绍地方情况时，一定要表述清楚。如果这个县共有300个行政村(居)那就应当写成：“我县辖21个镇，一个经济开发区，共有300个行政村(居)”。  
　　文章合为时而作，为事而著”。一般的汇报稿中不大涉及到对某项活动的认识和意义，但有的汇报稿中必须要有。例如某县创建国家级生态示范区，各项工作基本到位，后来省里领导专家下来验收时，这个县的领导在汇报中未涉及到对这项工作的认识．结果省里领导专家认为创建生态示范区的汇报文稿立意不高，结构不好。省里领导专家认为，通过这个县的领导汇报，可以看出这个县的领导对这项工作的认识，如果连一个县的领导对这项工作都认识不清，就可以看出他对这项工作的重视程度不够，还可以反映这项工作在群众中的知晓率也不够。    
　　在汇报时，往往对某项工作进行总结，而有的秘书常会写到“今年以来……”，而每年春节前已经到了次年的元月份、二月份，这个“今年以来”就犯了一个常识性错误，没有注意到公历与农历的时间差，作为文稿，在未特别注明情况下，是以公历来计时的。因此我们在为领导写汇报文稿时，一定要注意这个问题，完全可以注明“2005年以来”或“2006年以来”而不用“去年以来”、“今年以来”，这样容易引起误解。